检查表主要应用于哪儿（检查表的作用和种类）

检查表(Check Sheets，统计分析表)

什么是检查表

检查表又称调查表，统计分析表等。以简单的数据，用容易理解的方式，制成图形或表格，必要时记上检查记号，并加以统计整理，作为进一步分析或核对检查之用。

检查表是QC七大手法中最简单也是使用得最多的手法。但或许正因为其简单而不受重视，所以检查表使用的过程中存在的问题不少。

检查表的作用

1.明确与审核目标有关的样本

审核采用的主要方法是抽样检查。抽什么样本、每种样本应抽多少数量、如何抽样等问题都要通过编写检查表来解决，而且这一切都要为达到审核目标服务。

因此，明确与审核目标有关的样本是检查表的首要作用。

2.使审核程序规范化

编制检查表已成为国际上进行管理体系审核的一种通用做法，ISO19011：2002《质量和／或环境管理体系审核指南》第6.4.3条规定，审核组成员应准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录，这些工作文件包括检查表等，从而使审核程序进一步规范化，对减少审核工作的随意性和盲目性可以起到很大的作用。

3.使审核目标始终保持明确

审核员根据检查表进行审核，不致偏离审核目标和主题。在现场审核中，有很多实际情况和问题很容易转移审核员的注意力，有时甚至迷失大方向而在一些枝节问题上浪费大量时间。这时，检查表可起到提醒和警示作用。

4.保证审核进度

审核过程是一项高节奏而紧张的活动，不允许就某一问题、某一条款花费过长时间。事先把审核内容排列成检查表，可以按调查的问题及样本的数量分配时间，使审核按计划进度进行，起到备忘录的作用。

5.作为审核记录存档

一次审核的检查表可为以后编写检查表提供参考资料。审核员可在检查表上记录现场审核情况，也起到审核记录的作用。认证机构可将其作为审核工作合格评定的重要输入，认可机构可将其作为检查认证机构审核工作是否有效的客观证据。

6.树立审核员的职业形象

在审核过程中，有了检查表，调查研究就会有的放矢，提问题、查看文件和现场审核也会更有针对性，抽样更具有代表性，工作更具条理性。这一切都能为审核员树立起一个熟练的专业审核员的职业形象，也体现出审核员的审核技能。

7.减少审核员的偏见和随意性

在审核过程中，有时由于审核员的特长或兴趣偏好，或由于情绪和感性因素，可能出现对感兴趣而熟悉的内容审核时间很长，而对不感兴趣或陌生的内容审核时间过短，甚至一带而过的情况。检查表有助于避免这种问题。

检查表的种类

1.按标准条款编写的检查表

此种检查表是编制其他检查表的基础，且通用性较强，可以在审核管理体系文件或专项检查时使用。此类检查表可直接将管理体系标准条款的所有要求作为问题提出。

2.按过程编制的检查表

ISO9001标准鼓励组织在建立、实施质量管理体系，以及改进其有效性时采用过程方法。为使组织有效运作，必须识别和管理众多相互关联的活动，将输入转化为输出的活动视为过程，输入、输出、资源、活动成为一个过程必不可少的四个要素。编制此类检查表时，对每个主要过程应充分体现PDCA的管理思想。

(1)策划阶段(P)：①是否策划输入及相关要求；②是否策划输出及相关要求；③是否策划资源方面的要求；④是否策划活动的具体要求。

(2)实施阶段(D)：①是否按要求配置资源；②是否按规定控制过程；③输入、输出是否按规定的要求实施。

(3)检查阶段(C)：是否按策划对过程的四个要素进行了相关的监视和测量。

(4)改进阶段(A)：当过程未达到策划的结果时，是否采取了相应的纠正或预防措施。

3.按部门编写的检查表

虽然有多种审核方法，如自上而下审核、自下而上审核、上下结合审核，以及正向或逆向审核等，但通常按部门进行审核，按部门编写的检查表是最常用的检查表，这种检查表编写的原则是：过程方法+PDCA+抽样调查。

审核员应通过查阅管理手册、相关程序文件、职能分配表、组织机构图、审核计划、相关法律法规要求、以往的检查记录(可行时)等文件和资料，了解受审核部门的主要过程。要使用PDCA的思路，对每个主要过程进行展开。如可行，应检查过程是否有效的客观证据。同时，审核员应掌握抽样调查的方法。

检查表的主要内容

检查表一般由两部分组成，一部分为检查内容，主要包括查什么和怎么查的问题；另一部分为审核记录。管理体系标准的条款号、检查内容和审核记录应相互对应。对资深审核员来讲，由于对检查内容比较清楚，实际操作中对此部分内容可不填写或作简单填写。

审核员应在检查表中记录下述信息：受审核部门的组织结构，人员职责，主要活动、过程、资源，主要文件，目标/指标完成情况等；所会见的关键人员；文件编号和修改版号；设备名称、编号及其校准标志；物品的标识；抽查文件/信息/设备的接受者；人员的识别；参照的管理手册/程序文件/作业指导书的版本号；工作环境；对不符合情况的详细记录。

检查表中常见的问题

1.没有完全覆盖受审核部门的主要过程。

2.没有完全覆盖受审核部门相关的管理体系要求。

3.审核的途径比较混乱，逻辑思维不清楚。

4.检查内容可操作性不强。

5.完全拘泥于检查表，审核时过于机械，生搬硬套检查内容。

6.完全抛开检查表的检查内容，审核时自由发挥。

7.事先将检查表内容透露给受审核方。

8.审核记录不完整等。

检查表的使用目的

检查表的使用目的：记录某种事件发生的频率。

检查表的使用时机

1.当你必须记下某种事件发生的具体情况时；

2.当你想了解某件事件发生的次数时；

3.当你想收集资讯时。

统计分析表的具体形式

统计分析表的具体形式有以下五种。

(1)不合格项目表不合格项目是指过程或产品不达标的质量项目。此表适合调查不合格项目发生次数和比率。

(2)缺陷位置表用于调查产品不同位置发生缺陷的数量和比率。

(3)不合格原因表用于调查不同班组、员工、设备、时间、发生质量问题的原因次数。

(4)工序分布表用于调查加工全过程中各过程出现问题的频数，不涉及具体员工、产品，适用于工序稳定性控制。

(5)矩阵表是一种多因素调查表。它利用一定表格形式，把产生质量问题的对应因素分别排列成行和列，形成矩阵，并在其交叉点上标出各种缺陷、问题及其出现的频数。

检查表的制作步骤

1.决定检查的項目。

2.決定检查的频率。

3.決定检查的人员及方法。

4.相关条件的记录方式，如作业场所、日期、工程等。

5.決定检查表格式。(图形或表格)

6.決定检查记录的符号。如：正、+、△、*、○等。

使用检查表的注意事项

1.应尽量取得分层的信息；

2.应尽量简便地取得数据；

3.应立即与措施结合。应事先规定对什么样的数据发出警告，停止生产或向上级报告。

4.检查项目如果是很久以前制订现已不适用的，必须重新研究和修订

5.通常情况下归类中不能出现“其他问题类”。

检查表举例

不合格品分项检查表

如不合格品分项检查表是将不合格品按其种类、原因、工序、部位或内容等情况进行分类记录，能简便、直观地反映出不合格品的分布情况，如下表所示。

检查表案例分析

案例一：项目中的检查表[1]

一、检查表格式

检查表是一个二维表，它的格式可繁可简。

1.基本的检查表

最基本的检查表包括以下几项内容：标题、序号、条目、状态，填表人及填表日期。如下表所示：。

周五例会检查表

公司管理的需要，可以做长期保存。如果公司对于项目实施了配置管理，则此项内容与会议记录一道，可以放入软件配置库中。

2.基本检查表的扩展

一个基本的检查表，已经可以满足日常的一些些需要。不过，在此事主础上进行简单的扩展之后，可以对我们的工作产生更大的帮助。

一个最简单的扩展就是在状态一栏的填写方式上。

最简单的填写方法如上文所说的，打一个勾，表示此项目已经讨论过。除此之外，还可以约定一些其它的符号:如画圈表示解决，划叉表示放弃等。这些符合的定义必须能够简单易懂。

在这里，检查表的标题用于标识一类检查表，同时，它也指明了检查表的适用范围。如上例，“周五例会检查表”，就表明了这是会议检查表，同时，她适用于项目组每周五的例会。

序号是一个辅助性的内窑，但是，它对于检查表项目的交流非常有意义。比如在周五例会上、我们可以用“让我们来讨论一下销售模块开发人员补充1一个人的事怎么解决？”，也可以用“让我们讨论一下上面的第3项怎么解决？”，相比较而言，在第一次提到这一项的时候，我们用前者，在会上后续的讨论中，更倾向于用序号来指代此项，以提高交流的效率。

条目是对于需要检查内容的一个描述。

条目的内容不在于长短，而在于让所有需要参与检查表讨论的人员能够明白所指的内容就可以了。

在上面的最基本的表格中噜状态一栏只需要打个勾表示讨论过就可以了。在后面检查表格式的扩展中咱我们还会谈到更多种填写方法。

填表人与填表日期用于追踪此表的生成过程。在检查表填写完成之后；根据各个另外一种简单的扩展是在表中增加一栏，称之为备注。这样，比如上面的Bug17325这一项讨论了之后，在状态一栏打一个个勾，然后，在备注中，记录下解决的情况。这对于会议记录是叫个有力的补充。

第二种扩展就是将表中的条目分为静态与动态两类。在上面的例子中，第4项可以视之为静态项，即每一次会议都必须讨论的内容，而第1项，则为动态内容，因为当这个Bug解决之后，它就会从此表中移除。将静态和动态分开的意义在于，静态内容可以由公司统一制定，预定义于检查表中，它反映了公司对于项目管理人员的要求和工作指导。然后留下足够的扩展空间，让项目经理每周填写自己觉得需要在会议上讨论的局限于当前项目或当时这个时间段的动态条目。

更为复杂一些的扩展是在表中，增加开始日期与结束日期两栏。开始日期表示条目涉及的内容在指定的日期后开始，而结束日期指定条目必须在此日期前被检查。加上这样的两项之后，检查表就会带上日程安排的作用了。功能更强了，但同时也增加了检查表的复杂度。

另外，根据检查表的性质，也可以做特定的扩展。在后面提到的风险与问题检查表中，就会有此类扩展的实际介绍。

二、检查表的应用场景

在项目的实践中，可以应用检查表的场景非常多。包含了三种典型的场景。

事实上，在日常的工作中，我们可用检查表的地方还有很多。

1.会议检查表

前面的举例中，我们已绞讨论了很多会议检查表的内容。

还是以上文提到的周五例会检3查表为例，会议检查表格式如下：

周五会议检查表

此表每周成带有固定内容的表格，在一周的工作过程中，项目经理根据需要，不断修正第二部分的内容。

在周五例会上，逐项地讨论其中的内容，记录下状态，并在备注栏中记录下讨论的一些主要意见。

会后连同会议记录一起进入软件配置管理。

2.每日工作检检查表

在项目经理的日常项目执行活动中，每天部有很多的日程安排，在习惯上，我们会对其中一些比较重要的事情记忆比较深刻，而一些相对较小的事情容易被忽视而被遗漏，往往等到想起来的时候，却发现巳经对项目产生了不好的影响。而每日工作检查表可以保证不会因为遗忘而导致误事。

常用的日常工作检查表格式如下：

日常工作检查表

此检查表每天一份。项目经理每天早上开始工作前，首先检查自己的检查表，作为一天的工作时间规划。并在一天的工作过程中，随时更新此检查表，主要更新操作是增加条目及更新条目状态。在每天工作结束时，检查确保在此表中的所有条目的状态都已经作了标识。

在每日检查表中，状态栏的标识可以分为:完成(O)、中止(C)、继续(T)。完成表示被检查的条目已经执行完成。中止表示被检查的条目异常结束。继续表示被检查的条目将会被转入下一天的检查表中。

为了配合对于每日工作检查表条目的跟踪，条目的序号必须采用某种方案使其保证不会重复。在实践中，有一个简单的方案来解决这个问题。每天新增加的条目的序号，为现有最大序号增加1。而从上一天转移过来的条目，其序字号不变。

例如，在2月18日的检查表中，最大序号为30，其中第29号被标识为继续。那么，如果在2月19日的检查表中，继续存在着29号条目，而新增的条目序号从31号开始。

3.风险与问题检查表

风险(Risks)和问题(Issues)管理是项目管理中非常重要的方面。作为项目经理，必须时刻关心项目中存在的风险，并且及时解决项目中已经出现的问题。在这方面的遗漏，往往会对于项目的执行带来很大的影响。

此类检查表在基本结构的基础之上，将要做适当的定制，以使其更有效。

风险检查表的示例如下：

风险检查表

在上表中，我们根据风险管理的特点，在检查表上增加了优先级、解决日期、责任人、影响以及解决方案几栏。这些栏目定义了风险的几个重要方面，增加重。这里来，是使其一目了然。

在这里，我们没有出现状态栏。事实上，在我们的实践中，一般出现在这样的检查表中的风险条目、都是目前还处于活动状态的，而将已经解决的风险项目放入另外一个称之为跟踪表之中。所以，在这张表中，我们取消了状态栏。

对于此表还有一个简单处理，即可以限制此表中条目的数量。根据项目的规模，可以在此表中只列出当前项目中最严重的五个或十个风险条目。当使用此种简化的时候，必须结合风险跟踪表一起使用。

问题检查表的格式与风险检查表基本类似。

三、检查表使用的注意事项

检查表通过一种简单的手段，为日常工作提供了一些强大的功能。但是，使资时不能够无节制。

1.保持简单性

检查表应该是简单的，不应该复杂化。

如果要复杂一些的内容，可以开发一些工具专门去完成。

判断对检查表的扩展量是否合适的一个基本原则就是:投入少，效果好。一般情况下，扩展应该能够优化扩展前的投入产出比。

在的实际工作中，经常会有意无意地增加检查表的附属功能。比如，当在检查表中增加了检查项的起始日期与结束日期之后，就会发现它与日程管理部分的内容非常像，就希望再扩展一下，变成包括日程管理的内容。

当这些功能被加上之后，检查表变得复杂了，在填写检查表上的时间增加了。有时，更会将填写检查表变成日常工作的一个任务。如果这些增加不能够带来很好的回报，这些扩展就是不合适的。

2.条目不宜太多

检查表在使用过程中，将会非常频繁。

如果条目过多，从而导致完余检查一遍，要花太多时间，就会减少检查表被使用的次数，从而达不到检查表相应的效果。

在实际的执行中般尽可能将整个检查表控制在一页纸为宜。如果内容的确非常多，则可以通过辅以跟踪表的方式来实现控制检查表中的条目数量。

比如在风险没问题跟踪中，当前阶段活动风险条目可能很多。这些风险都记录优先级最高的10个，列入风险检查表中。对于检查表项目经理可能每天更新一次，而对于跟踪表则可以每周更新一次。这样，检资表得到了简化，而风险管理工作并不会因为检查表的简化而有遗漏。